Кадровое дело

Справочник кадровика

2011-10-10T07:15:02Z

Современный директор по персоналу просто должен иметь справочник кадровика в непосредственной ежедневной работе. Сегодня руководить кадрами – значит, решать повседневно задачи стратегического уровня, бесспорно, владеть всеми навыками поиска, развития, адаптации, оптимизации, а также удержания ведущих сотрудников.

Нынешний рынок труда очень активен и так же изменчив. Проводником изменений, повышающим рыночную стоимость своей компании посредством привлечения квалифицированных дефицитных кадров, кропотливого создания резерва кадрового является руководитель персонала в любой организации, фирме, компании.

Огромную помощь оказывает журнал «Справочник кадровика» для профессионалов кадрового дела, которые каждый месяц ожидают с большим нетерпением ответов на свои пожелания и вопросы. Издается журнал с 2000 года в Международном центре финансово-экономического развития и по подписке распространяется по всем уголкам российской большой территории. Каждый номер журнала дает простые разъяснения таких порой сложных вопросов, касающихся трудового законодательства. На его страницах можно найти «пошаговые инструкции» проведения кадровых процедур, комментарии к изменениям в законодательстве, необходимые образцы заполнения различных кадровых документов, интересные ответы на поступающие от читателей вопросы, а также примеры рассматриваются из судебной практики. На страницах журнала выступают ведущие эксперты в области кадрового делопроизводства и трудового права, а также специалисты различных министерств, судов, высших учебных заведений, государственной трудовой инспекции и так далее.

Практические рекомендации, основанные на законе, помогают решению конкретных задач кадровой службы в работе с образцами заполнения кадровых документов.Трудовые отношения работника и работодателя порой складываются непросто, поэтому нужны рекомендации ведущих специалистов в этой области со ссылками на судебную практику и закон, с конкретными примерами, основываясь на последних изменениях в законодательстве. Комментарии по последним изменениям законодательства, рекомендации дают опытные эксперты, они разъясняют порядок применения, указывают на так называемые "узкие" места в документах.

Незнание действующего законодательства является наиболее частой причиной возникающих трудовых споров. Основная часть всего рабочего времени кадрового специалиста отдается работе по оформлению кадровой документации. Недочеты в этой работе нередко доставляют серьезные неприятности в возникающих конфликтных ситуациях и при проверках. Крайне необходимый в работе «Справочник кадровика» дает исчерпывающие ответы на вопросы о социальном страховании, охране труда, пособиям и пенсиям. Много вопросов возникает в связи с пенсионной реформой.Немало вопросов у кадровиков возникает по управлению персоналом, пути выхода из ситуаций, складывающихся в конкретном коллективе, рассматриваются на примере конкретных организаций.

Жизнь показывает, что не только начинающие, но также бывалые кадровики часто нуждаются в помощи. В настоящее время «Справочник кадровика» уже давно вышел в Интернет, и все заинтересованные люди хорошо знают интернет-площадку для общения, обмена информацией, имеющей профессиональное значение и опытом в области кадрового менеджмента.

О лицензировании далее расскажу.

Инструкция по заполнению трудовых книжек

2011-10-05T08:49:40Z

Не всякий работодатель знает о том, что необходимо вести трудовые книжки на абсолютно всех сотрудников, для того чтобы всё было правильно необходима инструкция по заполнению трудовых книжек с разъяснениями по оформлению.
Для начала необходимо знать, что трудовые книжки ведутся всеми работодателями, кроме физических лиц, которые не имеют регистрацию как индивидуальные предприниматели, (например, если нанимать работника к себе на дачу для укладки тротуарной плитки).

Если вы принимаете сотрудника на работу не имеющего трудовой книжки, то, во-первых, необходимо грамотно оформить титульный лист. А именно, внести без помарок и исправлений фамилию, а также имя и отчество, обязательно полную дату рождения, образование, а также должность (специальность), на которую человек принят, дату заполнения, подпись кадрового работники и лица, принятого на работу.

Книжка должна быть оформлена течение недели со дня выхода сотрудника на работу и иметь печать организации на титульном листе. Данные об образовании и специальности должны вносится на основании официальных документов (аттестата, диплома, свидетельства о повышении квалификации, приказа о приеме на работу).

Сведения о принятии на работу необходимо заносить в основной раздел - «Сведения о работе». Сначала указывается название организации и её организационно-правовой статус (ООО, ОАО, Фонд, ГУП и т.п.), можно воспользоваться штампом организации. Далее заполнять необходимо в соответствии с графами - номер по порядку, дату внесения записи, на какую должность принят сотрудник, а также номер и дату документа о зачислении в штат.

Таким же образом фиксируется прием на работу по переводу, только сначала необходимо записать сведения об увольнении в порядке перевода. Не забудьте, что записи в трудовой книжке дублируются в личной карточке работника, кстати, работник должен быть обязательно ознакомлен со всеми записями под роспись.
Также в основном разделе о работе вносятся данные о переводе, например, на другую должность, и кроме того, о присвоении разряда, получении новой профессии, звания и чина (записи заносятся аналогично). Если сотрудник принят на работу по совместительству, то это тоже записывается в трудовую книжку, со ссылкой в какое подразделение, с какого числа и в какой должности.

В случае увольнения сотрудника в графе «Сведения о приеме на работу…» в обязательном порядке необходимо указывать причину увольнения (например, по собственному желанию, в связи с утратой доверия и т.п.), а также пункт, часть и номер стать Трудового кодекса, в соответствии с котором и произошло увольнение. Полный перечень оснований для увольнения содержатся в статьях 77, 81, 83 и 336 ТК РФ. И не забудьте в течение трех суток с даты увольнения выдать или выслать трудовую книжку уволенному сотруднику.
Вторая часть трудовой книжки предусмотрена для внесения информации о наградах, награждении и поощрениях. Такие записи также необходимо вносить немедленно с обязательным указанием на официальный документ, послужившим основанием для данной записи.

Помимо вышеуказанных обязательных правил инструкция по заполнению трудовых книжек содержит в себе правила внесения сведений об изменении информации, например, о фамилии сотрудника или же об образовании, подобные записи делаются на титульном листе в левой его части, они также должны вноситься на основании официальных документов (ссылка на которые обязательно указывается в записи) и кроме того должны иметь подпись должностного лица и заверяться печатью.
В случае, если уже не осталось возможности для внесения записей в книжку, то тогда оформляется так называемый вкладыш в трудовую книжку, имеющий силу только лишь при наличии первоначального документа.

Стоит отметить, что внесение данных об изменении наименования или же организационно-правой формы работодателя, а также исправление неточностей, описок и ошибок в трудовой книжке нельзя делать в форме зачеркивания. Что так часто позволяет себе малый бизнес, исправления необходимо делать в трудовую книжку по общим правилам ведения бухгалтерского учета. А именно – новой записью аннулируется неправильная, после чего вносится правильная.
И не забудьте о необходимости Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и личных карточках работника.

О справочнике кадровика далее расскажу.

Охрана труда и техника безопасности

2011-10-05T06:45:22Z

Многие задаются вопросом, почему так важна охрана труда и техника безопасности в нашем мире? В первую очередь, потому что на карту поставлена наша жизнь, здоровье. И ни то, какой размер заработанной платы, или то служебное положение, которое занимает человек, не являются причиной для того, чтобы пренебрегать правилами безопасности.

Во-вторых, если работа сотрудников организована правильно, то это во много раз превышает эффективность их деятельности, производительность труда, а также снижает риск несчастных случаев и травм, которые человек может получить, находясь на своем рабочем месте и выполняя свои обязанности.
В-третьих, охрана труда представляет собой не только обеспечение безопасности сотрудников, когда те выполняют свои служебные обязанности.

К этому пункту можно отнести и другие мероприятия, например профилактика профессиональных заболеваний у сотрудников, во время обеденного перерыва должно быть организовано место для отдыха, а также питание.

Правильный подход к охране труда на любом предприятии дате работкам чувство стабильности и уверенности в завтрашнем дне, а это в свою является огромным плюсом для самого предприятия. Ведь какой-либо малый бизнес можно сказать держится на сотрудниках компании, если они уверены в завтрашнем дне, то соответственно и сам бизнес будет стабильным и развиваться день за днем.

Существуют специальные инструктажи по технике безопасности и охране труда на предприятиях. Их можно разделить на несколько видов. По характеру проведения, самым первым является вступительный инструктаж. Он проводится специалистом в области охраны труда.
Первичный инструктаж, обычно проводит руководитель работ, до того, как работы начнутся на рабочем месте, с сотрудниками, которые были переведены из другого цеха или же приняты на работу.

Повторный инструктаж по технике безопасности проводится каждые три месяца на предприятии с повышенной опасностью, и раз в полгода, на предприятии с низким уровнем опасности.
Также инструктажи по технике безопасности могут проводиться по объемам и содержанию первичного инструктажа. Например, внеплановый инструктаж может быть проведен с сотрудниками в том случае, если в технику безопасности были внесены какие-либо изменения или нововведения.
Целевой инструктаж проводится руководителем по технике безопасности, при выполнении каких-либо непредвиденных работ, например при устранении аварии, или стихийного бедствия.

Общие требования техники безопасности на производстве.

1. Если вы получили новую работу, то вы должны потребовать от мастера предоставить вам дополнительный инструктаж по ТО.

2. Когда вы выполняете какую-либо работу, связанную с риском для здоровья, будьте внимательны, не отвлекайте себя и других.

3. Не стоит ходить без надобности по другим цехам, расположенным на предприятии.

Обходите места, где выгружают и разгружают груз, и не стойте под поднятым грузом.

5. Не стоит проходить в тех местах, которые не были назначены для прохода, не подлезайте к железнодорожным составам и не переходите пути, если видите впередиидущий поезд, или другой движущийся транспорт.

6. Не включайте и не останавливайте машины, станки и другое оборудование, если ваша деятельность не связана ним. Исключением могут быть аварийные случаи.

7. Если вы получили травму, то немедленно прекращайте свою работу, сообщите о случившемся мастеру и обратитесь за помощью к медицинским работкам, которые находятся на территории предприятия.

Об инструкции по заполнению трудовых книжек дальше расскажу.

Охрана труда на предприятии

2011-10-05T06:40:12Z

Охрана труда на предприятии является системой сохранения жизни и здоровья работников, в процессе осуществления ими трудовой деятельности. Организация службы по охране труда на предприятии регламентируется ст. 212 Трудового кодекса РФ.
Структура отдела охраны труда и его численность определяются непосредственно руководителем предприятия.

Он при своем выборе руководствуется специальным Межотраслевым нормативом. Следует отметить, что если у работодателя малый бизнес и людей, трудящихся на его предприятии меньше 50, то он может и не иметь специалиста в области охраны труда, а возложить его обязанности на подходящего сотрудника. Если же работников больше 50 человек, то такой специалист обязательно должен быть в штате. Чем больше предприятие, тем больше работников в отделе охраны труда.

Специалист по охране труда должен иметь либо высшее профессиональное образование, либо среднее профессиональное, но при этом иметь стаж работы более года, а также это может быть работник, прошедший необходимую аттестацию. Руководитель предприятия всегда проходит аттестацию по охране труда. Руководитель всегда должен обеспечить для работников службы по охране труда своевременное прохождение переаттестации.
Охрана труда на предприятии очень важна для его работников. Это связано с тем, что служба или специалист по охране труда контролирует, чтобы для всех сотрудников были созданы приемлемые условия для работы. Такая служба следит за тем, чтобы работники своевременно проходили медицинские обследования, это способствует предотвращению возникновения профессиональных заболеваний.

Специалист по охране труда при приеме на работу нового сотрудника в обязательном порядке должен провести вводный инструктаж. Затем новичок проходит инструктаж и стажировку непосредственно на рабочем месте. В зависимости от сложности работы, она может длиться от 2 до 14 дней. Раз в полгода все работники проходят повторный инструктаж. Этот специалист проводит и внеплановые инструктажи для работников, переведенных на новое рабочее место. А также для всего персонала в случае какой-либо внештатной ситуации или несчастного случая. После прохождения инструктажа работники лично расписываются в специальном журнале, тем самым, подтверждая, что они ознакомлены с техникой безопасности на предприятии.
Служба разрабатывает специальные инструкции, предназначенные для работников и рассказывающие основные принципы по охране труда на рабочем месте.

Это как бы краткое содержание инструктажей. Благодаря работе специалистов по охране труда работники знают, что нельзя делать на рабочем месте и на территории предприятия и, в тоже время, осведомлены как вести себя в чрезвычайных ситуациях.
Специалисты службы занимаются расследованием и учетом несчастных случаев. Они входят в комиссию по оценке нанесенного вреда здоровью работника, в результате которого он приобрел профессиональное заболевание. Их работа заключается не только в ознакомлении работников с техникой безопасности, но и проверкой этих знаний.

Не следует забывать, что охрана труда на предприятии относится к обязанностям работодателя и она ему просто необходима. При ее организации он должен помнить, что вся ответственность за здоровье и жизнь людей лежит на нем. Также в случае нанесения какого-то вреда здоровью работника, тот в праве подать на него в суд. А если на предприятии ненадлежащие условия труда, то работник может подать жалобу в Государственную инспекцию по труду.

Об охране труда и технике безопасности пойдет речь далее.

Договор аутсорсинга

2011-10-05T06:34:22Z

Непростая экономическая ситуация, в которой приходится работать российскому бизнесу, вынуждает вырабатывать новые формы договорных отношений и договор аутсортинга является документом, регулирующим взаимоотношения на рынке заемного труда.
Аутсортингом называют привлечение сотрудников сторонней организации (далее - аутсорсер) для выполнения работ, которые не являются основными в деятельности организации (далее - заказчик).

Несмотря на отсутствие правового регулирования отношений, возникающих между участниками организации заемного труда, эта форма сотрудничества приобрела в настоящее время широкое применение.

Суть аутсортинга в том, что работник, заключивший трудовой договор с аутсорсером, фактически выполняет работы для организации Заказчика.
Заказчик в свою очередь заключает договор аутсортинга с организацией-услугодателя.
Нигде четко не определены функции, которые можно передать по договору аутсортинга внешнему исполнителю, но на практике наиболее распространенными оказались следующие работы и услуги:
- бухгалтерский учет;
- проведение инвентаризации товаров, материалов, основных фондов;
- юридическая поддержка деятельности организации;
- расчет зарплаты сотрудников;
- подбор и обучение персонала;
- управление информационными массивами;
- обслуживание офисного оборудования;
- обеспечение безопасности в информационной и экономической сфере;
- обслуживание документооборота;
- обслуживание и уборка;
- набор иностранных рабочих и специалистов (оформление миграционных документов полностью возложено на аутсорсера).
Аутсортинг имеет несколько форм.

Аутстаффинг - это когда организация Заказчик выводит за штат (увольняет) часть своих сотрудников с одновременным оформлением их на работу в агентство, являющееся аутсорсером. Агентство является фактически для этих сотрудников работадателем, но они продолжают свою работу в прежней компании. Между Заказчиком и агентством заключается договор аутсортинга
Вторая форма аутсортинга это подбор временного персонала - аутсорсер предоставляет Заказчикам временный или сезонный персонал. Трудовой договор с гражданами заключает аутсорсер.
Лизинг персонала является третьей формой аутсортинга. Суть его в том, что агентство-аутсорсер предоставляет сотрудников, находящихся у него в штате Заказчику на длительный срок.
Любой договор аутсортинга должен учитывать следующие положения:
- в тексте документа обязательно использовать терминологию Гражданского и Налогового кодексов РФ;
- в тексте договора должены быть прописаны все существенные условия для аналогичных договоров, например, договора на оказание возмездных услуг;
- максимально детализировать все положения договора;
- договор должен быть подписан должностными лицами Заказчика и аутсорсера;
- стоимость договора должна быть соразмерна объему и качеству выполняемых работ или услуг;
- исполнитель должен быть ознакомлен с существенными условиями договора;
- все действия по оказанию услуг и выполнению работ должны быть тщательно документироваться.

Договор аутсортинга позволяет организации-услугополучателю сосредоточиться на эффективном выполнении основных функций, передав второстепенные (обслуживающие) работы сотруднику аутсорсера.
Поскольку малый бизнес опирается на предпринимательскую деятельность небольших фирм, малых предприятий использование профессиональных сотрудников аутсорсера, сократит издержки и повысит рентабельность функционирования этих компаний.

О охране труда на предприятии пойдет речь в следующей статье.

Что такое аутсорсинг персонала

2011-10-04T18:01:10Z

В настоящее время аутсорсинг персонала получил широкое распространение. Вне зависимости от того, на каком этапе развития находится предприятие, его руководитель вынужден постоянно анализировать выполняемые персоналом функции на предмет целесообразности передачи их на какой-либо срок стороннему исполнителю полностью или в части.

Кадровый аутсорсинг является универсальным и гибким инструментом, позволяющим сократить затраты и снизить себестоимость продукции. Аутсорсинг позволяет ощутимо повысить качество выполняемых работ, избавляет от необходимости держать нерадивых сотрудников, значительно повышает управляемость персоналом, снижает риск его некорректного поведения за счёт осуществления контроля как со стороны аутсорсера, так и со стороны обслуживаемой компании.Использование кадрового аутсорсинга может быть вызвано несколькими причинами.

Это и лимит штатного расписания (например, чтобы не превращать малый бизнес в средний), и болезни или отпуска сотрудников, и сезонность работ, и продление испытательного срока, и оптимизация административной нагрузки. Те преимущества, которые аутсортинг персонала даёт руководителю предприятия, можно разделить на несколько групп:Административные:Возможность оперативного изменения занятых сотрудников;Снижение затрат на кадровое делопроизводство;Оценка профессионального уровня новых сотрудников до заключения с ними трудового договора;Возможность оперативного освоения региональных рынков;Отсутствие возможных проблем с профсоюзными организациями;Оперативное регулирование количества работников на отдельных объектах;Отсутствие вынужденного простоя.Экономические:Возможность сохранить или получить статус малого предприятия;Возможность вести упрощённую систему налогообложения и использовать налоговые льготы;Перераспределение расходных статей бюджета;Снижение затрат на пакет компенсаций;Рост инвестиционной привлекательности компании за счёт увеличения показателей выработки на одного штатного сотрудника;Оптимизация административных расходов, которые связаны с персоналом.

Правовые:Снимается значительная часть юридической ответственности за сотрудников;Отсутствуют формальные обязательства по трудовым отношениям с работниками;Отсутствие судебных разбирательств по трудовым спорам;Социальный блок снимается с работодателя;Приобретение грамотного консультанта по вопросам отношений с налоговой и трудовой инспекциями;Предоставляется возможность обхода списочных ограничений штатного расписания.Кроме того, предоставляющая аутсорсинг персонала компания может помочь решить проблему поиска и отбора сотрудников на вакантные должности.

По договорённости между обслуживающей и обслуживаемой организациями в штат аутсортера могут быть приняты сотрудники, одобренные представителями заказчика. При этом соблюдаются все требования трудового законодательства. Сотрудникам выплачивается заработная плата, командировочные выплаты а также (по желанию заказчика) дополнительные льготы и премии. Производится уплата всех установленных налогов. Заболевшие или ушедшие в отпуск сотрудники своевременно заменяются. На новых работников могут составляться личные дела (в том числе – необходимые проверки), выполняются другие необходимые процедуры. Таким образом, заключившая договор на аутсорсинг персонала компания не только экономит денежные средства, но и получает в свой штат квалифицированных проверенных сотрудников.

О договоре аутсорсинга пойдет речь в следующей статье.

Кадровое делопроизводство

2011-10-03T19:26:35Z

В первую очередь кадровое делопроизводство включает в себя процедуру принятия нового сотрудника на работу, оформление различных льгот и компенсаций, отпусков и листков нетрудоспособности. Благодаря кадровым документам, оформленным в соответствии с законодательством, обеспечивается порядок, стабильность и слаженная работа любого предприятия.

В настоящее время функции сотрудников кадровых отделов заключаются не только в поиске новых сотрудников, но и в оценке личностных качеств потенциальных работников, их способности к адаптации в коллективе.
В настоящее время кадровое делопроизводство тесно связано с корпоративной культурой. Этим термином обозначают принципы подхода компании к организации корпоративных мероприятий, созданию символов и традиций предприятия. Кроме того, в корпоративную культуру входят также понятие администрации и её взаимодействия с трудовым коллективом.

Корпоративная культура делится на несколько разновидностей: культуру власти, культуру ролей, культуру достижений, а также культуру доверия и поддержки.

При культуре власти весь механизм деятельности компании вертится вокруг фигуры руководителя и подчиняется ему. Вполне вероятно наличие эксклюзивной информации, которая доступна небольшому кругу сотрудников, которые лояльны руководителю. В такой ситуации проведение кадрового аудита позволит сделать такую информацию доступной, что будет полезным для компании в целом.

Грамотно организованное кадровое делопроизводство в условиях культуры власти означает перспективность компании и возможность её дальнейшего роста. Его организация должна обеспечивать возможность воздействия на климат в коллективе уже при трудоустройстве новых сотрудников.
Культура ролей (бюрократическая) позволяет исключить злоупотребления властью посредством введения ограничивающих эту власть правил. При такой культуре новые сотрудники достаточно органично адаптируются в коллективе. Самостоятельность и творчество сотрудников ограничивается, но при этом снижается вероятность конфликтов. Система оценки сотрудников отделом кадров должна вестись, исходя из личных достижений работников, при этом внимание следует уделять различным проектам.

При культуре достижений сотрудники имеют возможность выражения собственных взглядов путём совершения конкретных действий, достижения поставленных целей. При такой культуре коллектив за счёт высокого уровня мотивации способен к внеурочной работе. Это способствует максимальному раскрытию потенциала сотрудников. В то же время, культура достижений может привести к ложному ощущению вседозволенности, оправданной достижением корпоративных целей, независимо от того, имеется ли в виду малый бизнес или крупная компания.

Последний тип – культура доверия и поддержки. Он характеризуется сильным духом команды. При таком типе культуры общение по рабочим вопросам происходит параллельно с общением в нерабочее время. Сотрудники демонстрируют взаимовыручку и абсолютную уверенность в своей защищённости, что способствует появлению ответного стремления к заботе о благе компании. К недостаткам такой культуры относится отсутствие возможного плюрализма, что может негативно сказаться при решении вопросов, имеющих значение для компании. Задача организации кадрового дела при таком типе культуры – сформировать чёткие критерии оценки деятельности работника, разграничить служебные обязанности и внеслужебные отношения.
Вопросы, связанные с корпоративной культурой, имеют прямую связь с тем, насколько правильно организовано кадровое делопроизводство в компании. Причём и оно, и кадровый аудит имеют непосредственное влияние на результат деятельности фирмы в целом.

Что такое аутсорсинг персонала далее расскажу.

Кадровое делопроизводство с нуля

2011-10-03T10:13:15Z

Чтобы грамотно вести кадровое делопроизводство с нуля в организации, нужно рассмотреть ряд важных вопросов.
Для начала стоит изучить общий порядок документооборота по учету персонала. Регламентируют данный порядок различные законы, нормативные акты, постановления правительства и, конечно, основной документ для каждого кадровика – Трудовой кодекс РФ.

Следующий этап, который нужно пройти, чтобы начать кадровое делопроизводство с нуля – это изучение учредительных документов организации. Малый бизнес, исходя из организационно-правовой формы, имеет различные учредительные документы, основными из которых являются Устав и Положение по учетной политике организации. Все кадровые документы, которые будут оформляться на предприятии, не должны противоречить не только законодательству РФ, но и учредительным документам. Кроме того, помимо обязательных кадровых документов в учетной политике организации могут быть предусмотрены необязательные, разработанные для конкретной фирмы с учетом специфики ее работы. На данном этапе нужно также узнать, как построен на предприятии процесс кадрового делопроизводства.

В настоящее время создано множество программ, позволяющих автоматизировать кадровую работу и существенно снизить количество ошибок в ней.

После изучения практических аспектов кадрового делопроизводства можно переходить к решению практических задач. Обязательно следует проверить, принят ли на работу в организацию директор, правильно ли оформлен трудовой договор с ним и прочие документы. Ведь директор – первое лицо фирмы, и все последующие кадровые документы будут согласовываться с ним и заверяться его подписью.

Как правило, если приходится организовывать кадровое делопроизводство с нуля в организации, вначале нужно составить правила трудового внутреннего распорядка, штатное расписание. Эти локальные акты составляются кадровиком, исходя из сферы деятельности предприятия, и согласовываются с директором, который укажет, какие особенные пункты должны присутствовать в правилах установленного внутреннего трудового распорядка. При этом нужно учесть, что штатное расписание имеет утвержденную законодательством форму, которой нужно придерживаться. После составления документы необходимо проверить на соответствие законодательству РФ. Окончательный вариант документов утверждает руководитель.

Затем необходимо составить типовую версию трудового договора, который в дальнейшем будет заключен с сотрудниками предприятия. Это очень важный момент, ведь трудовой договор необходимо составлять в соответствии с законодательством, но в то же время отразить условия, выгодные в первую очередь организации. Наряду с бланком трудового договора составляются должностные инструкции.

После составления основных документов и их утверждения можно оформлять трудовые договоры с работниками организации. Они подписываются сторонами на основании заявления о приеме на работу от потенциального сотрудника. После оформления трудового договора делают необходимую запись в трудовой книжке. Если человек устраивается в первый раз на работу, то трудовую книжку ему необходимо завести. Трудовые книжки сотрудников хранятся на предприятии. Ответственным за их хранение может быть как директор, так и работник кадровой службы. На каждого сотрудника заводятся личные карточки.

На этом заканчиваются основные процедуры по организации с нуля кадрового делопроизводства. Далее кадровик должен правильно и четко организовать ежедневный документооборот, в который входят составление табеля учета рабочего времени, принятие на работу и увольнение сотрудников, оформление отпусков, больничных, изменение оклада. Главное помнить, что независимо от характера кадровых документов, они не должны противоречить законодательству РФ.

О кадровом делопроизводстве далее расскажу.

Трудовая книжка

2011-10-02T13:35:01Z

Трудовая книжка – главный инструмент рынка наемного труда
Появилась трудовая книжка еще в далеком 1918 году в советской России. Первоначально выдавался данный документ с пометкой «для нетрудящихся» как основание для предоставления продовольственных купонов. Трудящиеся граждане получали такие карточки по месту постоянной работы.

Сегодня же данный документ является основным актом, регламентирующим взаимоотношения работодателя и работника, отражающим все перемещения конкретного деятеля в рамках должностных мест любой компании, в которой ему доводилось работать.

Оформляется данный документ в течение рабочей недели по факту принятия решения о приеме на работу сотрудника, а юридическую силу имеет в любой из стран, где ее владелец решит официально работать.

Есть мнение, что недалеки времена, когда трудовые книжки полностью себя исчерпают в роли основного документа. В России вопрос об отмене трудовых книжек рассматривается уже не первый год. По мнению специалистов, уже к 2012 году это рассмотрение может увенчаться принятием решения об их отмене. И тому есть причины: информацию трудовая книжка содержит исключительно в рамках занимаемых должностей и полученных благодарностей или наказаний, а вот о доходах своего собственника не сообщает ничего. Тем не менее, на сегодняшний день предъявление трудовой книжки обязательно при оформлении любой социальной выплаты – от пенсионного начисления, до государственной помощи в рамках учета в центре занятости.
Данный документ является шаблонным.

Поэтому для заведения трудовой книжки не требуется направления от потенциального работодателя или заявлений из государственных инстанций. Приобрести чистую книжку можно в любом канцелярском магазине или на частной точке продаж шаблонных документов подобного рода. Заполнять пустую книжку владелец не должен. Это работа для действующего или бывшего работодателя – если в процессе выполнения предыдущих отметок были допущены ошибки.

Перечень данных о владельце, которые непременно должны на страничках документа отражаться, включает следующие пункты:
1. Полные фамилия имя, отчество владельца.
2. Дата рождения (в рамках общепринятой схемы – день, месяц и год).
3. Оконченное учебное заведение (с указанием специальности и формы обучения).
4. Информация о занимаемой должности и всех перемещениях в стенах работодателя, фиксируемых в трудовых взаимоотношениях. С обязательным указанием причин увольнения с каждого из мест работы.
5. Подпись ответственного представителя работодателя (чаще всего – руководителя кадрового отдела) и владельца книжки.
Очень важно, чтобы в этом документе, заполняемом работодателем только вручную и заверенном мокрой печатью, были правильно отражены данные о работнике. Нередки случаи, когда даже одна буква в фамилии или имени становилось серьезной проблемой на пути оформления социальной выплаты – пенсии, пособия по безработице или прочих вспомогательных государственных выплат.

В целом трудовая книжка является главным и основным документом, регламентирующим трудовые взаимоотношения. Ее юридическая сила защищается нормативными актами и трудовым кодексом РФ. Но не всегда сотрудник с первых дней оформляется на постоянной основе в штатной должности. Очень часто малый бизнес или средний сегмент предпринимательской деятельности предпочитает наем работников на договорных условиях: в рамках договора подряда или полноценного контракта. В этом случае подтверждением трудового стажа являются подписанные обеими сторонами документы, прикрепленные к задней корочке трудовой книжки.

По Закону трудовая книжка на имя каждого работоспособного гражданина РФ должна быть заведена только одна. В случае утери данного документа допустимо заведение новой книжки и восстановление в ней всех предыдущих записей о стаже работы. Тогда если первый вариант в скором времени найдется, сотрудник обязан его уничтожить. Выплаты по двум трудовым книжкам не начисляются или могут быть оформлены только в рамках исключения и на основании разрешительных пунктов трудового кодекса. При условии, что сотрудник одновременно работал в двух компаниях на должности официально оформленного работника, в ходе оформления социальных выплат ему придется отказаться от одной из них. И частичная потеря стажа при этом будет минимальной жертвой: если обе компании за период работы оплачивали декретный отпуск, пособие по уходу за ребенком, отпускные и больничные, - то на такого владельца двух книжек может быть заведено уголовное дело.

О кадровом делопроизводстве с нуля пойдет речь далее.

Делопроизводство и документооборот

2011-10-02T13:30:00Z

Что нужно для хорошей работы предприятия – налаженное делопроизводство и документооборот в компании. Это обязательно, так как работа любой компании начинается именно с документации, пусть даже это малый бизнес, но всё равно необходимо подготавливать документы, получать их по почте, рассматривать, кому-то отправлять, создавать архив.

Поток документов может быть огромным, и если директор не выделит нужное количество человек на работу с этими бумагами, последствия могут быть катастрофическими, как для компании, так и для самого директора лично.

Можно представить себе ситуацию, что среди этого потока бумаг затерялись выгодные договора с партнёрами, убытки могут быть огромными. Но в таком случае можно потерять не только прибыль, но и доверие партнёров, и соответственно доставить радость конкурентам.
Чтобы не оказаться в подобной ситуации, директор, или президент должен правильно организовать делопроизводство и документооборот на своём предприятии. Давайте попробуем рассмотреть, как можно со всем этим справиться.

Прежде всего, уточним болем конкретно, что такое делопроизводство и документооборот на предприятии. Делопроизводство – это такой процесс, в который входит, как само документирование, так и вопрос организации документов при управлении предприятием. Что конкретно – составление, приём документов, передача их куда-либо, внутри предприятия или дальше. Регистрации всех входящих и исходящих документов.

Индексация документов, их утверждение, может быть визирование и их подписание, также распечатка, контроль исполнения, ну и, конечно же, хранение, и если есть необходимость уничтожение просроченных.
Всю документацию можно разделить на группы:
Организационные документы, которые касаются внутреннего распорядка работы.
Финансовые документы – в них проходит вся бухгалтерия предприятия.

Управленческие документы – это разные приказы, которые в какой-то мере задевают деятельность учреждения.
Переписка – также хранится отдельно, в эти документы входят письма из других организаций, или частных лиц.
Кадровая документация – это, прежде всего договора с работниками предприятия, заключённые с ними при устройстве на работу, а также личные карточки, трудовые книжки, приказы, касающиеся кадров, протоколы и акты по несчастным случаям.
Документация о работе на договорной основе – хозяйственные контракты, какая-либо переписка с партнёрами, заявления в судебные инстанции, их решения по делам, и переписка их касающиеся.

Документация по хозяйственной деятельности, планирование - планы выполнения работ на год, квартал или месяц, также протоколы совещаний относящихся к планированию и хозяйственной деятельности.
Документы о проверках работы компании контрольными органами – акты, протоколы, заключения, предписания.
Информационная документация – справки, бюллетени.

Документы любого предприятия, очень часто могут носить конфиденциальный характер, потому необходимо очень серьёзно подходить к вопросу хранения документов. Хорошо организованное делопроизводство и документооборот в компании, будут способствовать большей скорости прохождения бумаг, что в свою очередь отразится на работоспособности предприятия,
На предприятии постоянно создаются всё новые и новые документы, также приходят документы от других организаций, или с министерства, разные договоры, соглашения, заключения, отчёты. Документов много, но они всегда должны быть легкодоступны, для этого создаётся номенклатура дел, утверждённая руководством, по ней и раскладываются все документы, находящиеся на предприятии.

Что такое трудовая книжка объясню далее.